4 pasos para organizar reuniones de negocio online

Para que una empresa crezca es fundamental que ésta se expanda, se dé a conocer y forme alianzas estratégicas con otras organizaciones. Esto a su vez es favorable para el crecimiento económico local y nacional, por lo tanto, hay muchos factores en juego cuando estos acuerdos tienen éxito. Las reuniones de negocios, específicamente las rondas o ruedas de negocios, son aquellos encuentros planificados para que entre empresas relacionadas a un mercado o negocio en particular, formen alianzas estratégicas.

Estas reuniones ofrecen un ambiente propicio para realizar negociaciones y facilitar las relaciones comerciales entre los participantes, sin embargo son todo un desafío gestionar estos encuentros. ¿Cómo organizar de manera satisfactoria estas reuniones de negocios de manera virtual? ¿Por qué es importante gestionar de buena manera estos encuentros? Aquí te lo contamos.

Mucho más que una reunión online de trabajo

Los encuentros de negocios que tienen la finalidad de poner en contacto a productores y proveedores de un mercado, con empresas demandantes de estos productos, son espacios extremadamente importantes para el mercado y la economía, por lo tanto, de su buena o mala organización dependerá que tan fructíferas serán esas relaciones comerciales.

Por la pandemia estos encuentros han tenido que migrar a la virtualidad, pero no es simplemente una reunión de trabajo online más, se requiere de plataformas adecuadas que permitan una buena gestión y comunicación, sin pérdidas de tiempo.

Existen muchos beneficios a la hora de participar en una rueda de negocios online, pero también significa un desafío enorme porque los tiempos, las dinámicas y los canales de comunicación no son lo mismo que de manera presencial.

Aspectos como catering y alojamiento no serán necesarios, pero al tratarse de un evento 100% online será necesario invertir en tecnología propicia para que la reunión de negocios sea lo más amena y fluida posible. Los 4 pasos para gestionar bien estos encuentros son:

• Convocatoria

• Filtro de participantes (con formulario inteligente)

• Agendamiento previo

• Control durante el evento mediante una plataforma especial.

Paso 1: Objetivos definidos y convocatoria de participantes

Preguntas como: ¿Qué quiero lograr con este evento?, ¿Cuántos participantes deberían asistir?, ¿Cuántas relaciones comerciales se deberían lograr? Son fundamentales para tirar los lineamientos adecuados. Al tener objetivos claros y definidos será mucho más fácil encontrar las herramientas adecuadas para su realización.

Por otro lado, los objetivos claros ayudarán a realizar una convocatoria adecuada. ¡Todos quieren darse a conocer! Por lo tanto hay que hacer un filtro por medio de formularios de postulación para solicitar información específica y admitir a los más adecuados.

Por otro lado, hay que encontrar buenos compradores que quieran hacer match con los exportadores. Convocar, dar seguimiento y fidelizarlos a los compradores es parte clave para que asistan al evento.

Paso 2: Aplicar la regla de oro de participantes

Una vez zanjado el primer paso hay que cumplir con una regla de oro. Esta es: seguir la proporción 1:3. Si tu evento tiene 150 vendedores, debes conseguir una participación de por lo menos 50 compradores.

Esto tiene un significado, y es que si hay muchos vendedores, es probable que algunos de ellos no alcancen la posibilidad de agendar una cita con un comprador, porque éstos tendrán sus agendas llenas. Este panorama no es nada favorable porque puede causar molestias e insatisfacción, por lo tanto es importante tener un número proporcional de participantes para que se den las citas necesarias y todos puedan participar.

Paso 3: Gestionar agendamiento previo de citas

El tiempo es oro y un bien no renovable, por lo tanto nadie quiere perder el tiempo, mucho menos hombres y mujeres de negocios que tienen sus agendas llenas y ocupadas. El tercer paso para realizar una rueda de negocios virtual (con éxito) es gestionar las citas previamente.

Es decir, debes hacer que los participantes se registren con tiempo, confirmen asistencia y agenden las reuniones antes del evento. Lo que hay que evitar es que el mismo día del evento los participantes estén buscando con quien agendar una reunión, porque eso retrasa los tiempos, pudiendo generar molestias en más de un participante.

Paso 4: Utilizar tecnología apropiada

Todos los pasos mencionados anteriormente no serían posibles sin una plataforma adecuada. Es decir, ¿qué es lo mejor para realizar este tipo de reuniones? ¿Zoom? ¿Meet? Sin duda las plataformas de videollamadas no son el lugar propicio para realizar una rueda de negocios, en vez de crear una experiencia exitosa, está más propensa a traer contratiempos que harán que la experiencia no sea agradable y terminarán por afectar negativamente.

Son muchos los factores que juegan en contra a la hora de utilizar una aplicación de videoconferencias: no tener la aplicación instalada, no saber utilizarlo, tener problemas con el enlace de ingreso, problemas con la plataforma, recibir decenas de email de confirmación, etc. Y lo más importante: estas aplicaciones no fueron diseñadas ni pensadas para rondas de negocios, por lo tanto si estás pensando en realizar este tipo de reuniones lo más recomendable es que sea una plataforma específica para eso.

Gracias a la digitalización y los avances en aplicaciones digitales hoy las empresas pueden contar con servicios exclusivos para gestionar actividades de networking y reuniones de negocios, de esa manera brindar una experiencia satisfactoria a los participantes, ayudándoles a cumplir sus objetivos estratégicos.

Estas soluciones digitales te permiten gestionar mucho mejor el tiempo (hasta el más mínimo detalle), evitando pérdidas de tiempo, y ninguno de los participantes necesita descargar una aplicación extra.

¿Aún tienes dudas sobre cómo organizar una rueda de negocios inigualable? Opta por una plataforma especializada y adaptada a este tipo de eventos, con funcionalidades automatizadas que harán de tu evento una rueda de negocios exitosa.