¿Cómo funcionan las salas virtuales en una rueda de negocios digital?

Una de las dudas más comunes cuando se piensa en organizar una rueda de negocios digital, es ¿cómo funcionan y qué beneficios ofrecen las salas virtuales? Esto es comprensible, ya que el desarrollo de las reuniones entre empresarios es uno de los aspectos más críticos del evento. Por eso, en KOYAG hemos puesto especial cuidado en crear un sistema de salas o “mesas virtuales” que sea intuitivo y eficiente, para brindar la mejor experiencia tanto a los organizadores del evento como a los participantes. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber.

Todo comienza en el agendamiento inteligente

Para motivar a los empresarios y aumentar la probabilidad de generar reuniones entre ellos, el proceso de agendamiento debe ser lo más amigable y simple posible. En esa línea, la plataforma KOYAG tiene una herramienta de matchmaking que permite a los empresarios revisar la información de otros participantes para solicitar y aceptar reuniones en tan solo dos clicks, sin necesidad de capacitación o soporte técnico extra.

El matchmaking es el sistema que permite que los empresarios puedan analizar los perfiles y encontrar sus parejas ideales para tener reuniones.

Ventajas del agendamiento inteligente:

• Los empresarios pueden agendar directamente entre ellos en la plataforma.

• El agendamiento se sincroniza directamente al calendario del usuario.

• El organizador cuenta con un panel de control para monitorear el proceso.

• Es posible realizar seguimiento a los participantes para asegurar la asistencia.

Cuando se acepta una reunión, Koyag tiene un algoritmo que busca los horarios disponibles en las agendas de ambos usuarios, para evitar que se duplique o quede en un horario ocupado.

Salas virtuales de reunión, todo en un solo lugar

Una de las grandes ventajas de KOYAG es que todo el evento digital se lleva a cabo en salas virtuales que el empresario podrá encontrar de manera perfectamente ordenada en una agenda inteligente especialmente creada para cada rueda de negocios. Así, el empresario podrá ingresar a la plataforma principal de agendamiento y acceder de manera rápida y sencilla a todas sus reuniones agendadas.

El empresario no necesita cambiarse de plataforma o buscar un nuevo link en su correo, porque encuentra todo en un mismo lugar.

En la agenda aparecerá la descripción de todas las reuniones que agendó el participante: hora de la cita, nombre de la empresa y nombre de la persona que estará en esa reunión. 

Tu labor principal cómo organizador durante los días del evento será monitorear que las reuniones agendadas se realicen, además de dar soporte a los participantes que necesiten alguna asistencia personal.

Koyag Meet, el sistema de videollamadas especializado 

El sistema de videollamada de las reuniones debe ser de calidad para que el evento se lleve a cabo con normalidad y los participantes queden satisfechos con la organización. Koyag Meet es una poderosa herramienta de alto estándar de calidad, con un diseño pensado especialmente para reuniones empresariales.

Con Koyag Meet los participantes podrán:

• Compartir pantalla sin permisos especiales.
• Escribir y plantear acuerdos por chat.
• Descargar un pdf con todo lo conversado en el chat de la reunión.
• Invitar a otras personas a la reunión.
• Utilizar fondo virtual.
• Verificar el cronómetro indicador de tiempo restante de la reunión.
• Chatear directo con el equipo de soporte técnico.

Formulario de evaluación de citas

Esta es lejos una de las características más útiles para los organizadores del evento, ya que permite tener una medición inmediata de los resultados de cada reunión. Cada vez que se acabe el tiempo de las reuniones, los usuarios serán desconectados inmediatamente de la cita y les aparecerá una encuesta de evaluación con preguntas personalizadas.  

Recomendamos poner preguntar cortas y rápidas de responder cómo:

• ¿Fue de tu interés esta reunión para ti?
• ¿Crees que hagas un negocio en el corto plazo luego de esta reunión?
• ¿En cuánto tiempo podrían hacer un negocio?
• ¿Cuál sería el monto aproximado del negocio?
  

Si haces preguntas simples como estas, podrás generar métricas muy claras sobre cuál fue el alcance de tu rueda de negocios y te permitirá hacer ajustes importantes en una próxima actividad.

Panel de control y monitoreo de reuniones

Esta herramienta es una de las grandes razones por la cual importantes organizaciones de Latinoamérica confían en KOYAG para organizar sus eventos de negocios. La plataforma cuenta con un panel de control en el cual podrás hacer un seguimiento en tiempo real de todas las reuniones que se realizan durante el evento. En este panel de control tendrás:

1. El listado completo de las reuniones agendadas por los participantes.
2. La información completa de los participantes y las reuniones agendadas.
3. Verificación de reunión en curso, conexión y desconexión de participantes.

Este panel te dará la opción de entrar o salir de una reunión en cualquier momento. Esta opción es muy útil en caso de que un participante necesite alguna asistencia personal, por ejemplo, en caso de que su contraparte no se presente a la reunión y requiera una explicación.

Koyag, transformando la forma de hacer negocios

En KOYAG tenemos el propósito de transformar la forma en que los empresarios de todo el mundo hacen negocios. Por eso seguimos día a día mejorando nuestra plataforma en base a las observaciones que vamos recogiendo de los eventos. Si necesitas evaluar el funcionamiento real de la plataforma KOYAG, te recomendamos pedir una DEMO o bien, contactar a uno de nuestros asesores para que te guíe en el proceso de organización de tu evento.