Consejos para planificar y dirigir webinarios online

Debido a la contingencia mundial pandémica que comenzó a principios del 2020, los eventos online, también conocidos como “live streaming” se han transformado en la principal alternativa para los organizadores de eventos. 

Esta transformación digital es una gran ventaja logística y tecnológica, logrando un uso más eficiente del tiempo y recursos. Sin embargo, hay muchos factores técnicos y de gestión que se deben considerar para lograr una actividad online exitosa. 

La masificación de los eventos online

Antes de la pandemia, el tipo de evento digital más común en las redes eran los webinarios transmitidos vía streaming. Pero el hecho de que no hayamos podido salir de nuestras casas por tan largo tiempo (casi 2 años) provocó que la mayoría de los eventos que se realizaban de manera presencial, ahora se hagan en una modalidad 100% digital. Entre ellos encontramos, webinars, charlas, capacitaciones, ruedas de negocios, eventos de empresa, etc.

En comparación con los antiguos eventos presenciales, las ventajas de los eventos online más evidentes son: 

1. Disminuye los costos logísticos y operativos.
   

2. Permite reunir a un número mayor de participantes.
   

3. Facilita conectar a personas de todo el mundo. 
   

4. Permite replicarlos cada cierto tiempo con mayor facilidad. 
   

Así mismo, estos eventos no han estado ajenos de dificultades y problemas. Entre los más comunes encontramos: 

1. Falta de experiencia en los organizadores en gestiones y manejo de tecnología. 

2. Problemas técnicos y control de aplicaciones genéricas de videollamadas. 

3. Existe una gran oferta y competencia de eventos online en todo momento. 

4. Las personas pueden sentirse agotadas de participar en más actividades online. 

Si estás pensando en organizar un webinar online, a continuación te dejamos cinco consejos para que tu evento sea exitoso. 

1. Planifica todo con anticipación 

La madre de todo buen evento online es la planificación. De hecho, el 80% del trabajo que se realiza para un evento online corresponde a gestiones previas. En este sentido, el día del evento es solo la guinda de la torta. 

Toma el tiempo suficiente para definir objetivos, planificar los contenidos, elegir a un buen expositor, preparar diapositivas de calidad, enviar invitaciones de convocatoria, enviar información por correo electrónico, crear formularios de inscripción, montar un sistema de agendamiento sincronizado con la agenda de los participantes, etc.

2. Cuida la experiencia de usuario

En esta nueva era digital, los usuarios son altamente exigentes, si no viven una buena experiencia de usuario durante el evento, es muy probable que decidan abandonar y/o no volver a aceptar tus invitaciones. Por lo tanto, debes cuidar todos los detalles posibles: planificación rigurosa, información oportuna, cordialidad con los invitados, tiempos apropiados, puntualidad, buen presentador y anfitriones, una plataforma amigable y fácil de utilizar, etc. 

3. Entrega contenido preciso y conciso

Tienes que pensar que con las nuevas modalidades de teletrabajo, la mayoría de las personas pasan todo el día frente a su computadora. Esto puede provocar una saturación y agotamiento. Por eso, si piensas invitarlos a un webinar, procura que el contenido a transmitir vaya directo al grano, entregando información precisa y concisa. No extiendas demasiado el tiempo del webinario o puedes causarles desagrado. 

4. Elige una plataforma de calidad

Actualmente existen muchas plataformas genéricas y gratuitas que se ofrecen en internet para realizar eventos online. Sin embargo, no todas ellas cumplen con altos estándares de calidad técnica ni funciones especiales. Muchas veces por querer ahorrar en este punto se puede cometer un grave error, sufriendo problemas técnicos durante el evento que obligan a paralizar la actividad. Esto puede causar una frustración en los participantes que es difícil borrar de sus memorias, desprestigiando además completamente la imagen de la empresa o entidad organizadora del evento. 

Evaluar la posibilidad de contratar un servicio de plataforma especializada para eventos online no está de más. Esto es una pequeña inversión que puede generar un tremendo retorno en cuanto a los resultados del evento. Logrando los objetivos y cautivando a los participantes para próximos eventos. 

5. Mide y evalúa los resultados del evento

Algo que es fundamental, y que no todos hacen, es medir y evaluar los resultados del evento. Para esto, existen plataformas especializadas que generan informes de métricas, o bien, es posible recopilar datos de forma manual. Número de invitados, cantidad de asistentes, interacciones, tiempo en línea, abandonos, etc. 

Además, enviar un correo al finalizar el evento para conseguir un feedback de la experiencia de los participantes es clave para conocer sus apreciaciones. Todo este tipo de análisis ayudarán en conjunto a sondear el impacto del evento y evaluar mejoras para una próxima oportunidad. 

Tip pro: busca el engagement 

No es secreto que para lograr una buena convocatoria debes entregar la información de forma oportuna. Es decir, ser muy intencional en promocionar el evento en redes sociales, emails e incluso, si es necesario, contactar personalmente a los participantes que te interesan que asistan. 

El evento debe ser capaz de abrirse paso en la competencia y despertar interés de los participantes para lograr una buena convocatoria y engagement. 

Así mismo, la plataforma del evento online debe ser intuitiva, responsiva y fácil de usar para crear una experiencia de usuario positiva, eliminando la brecha de conocimiento y manejo tecnológico que pueda haber entre los usuarios. 

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